Termini di servizio

1. Premesse e definizioni

Questi Termini di servizio (i "Termini") regolano l'accesso e l'uso della piattaforma LexDay, disponibile all'indirizzo app.lexday.it e gestita da 404 Name Not Found srls (il "Fornitore"). Chi usa LexDay accetta queste regole e stipula un contratto vincolante con il Fornitore.

In questo documento si usano le seguenti definizioni:

LexDay o Servizio: la piattaforma software-as-a-service per gestire pratiche legali, calcolare i termini processuali, organizzare le scadenze, condividere informazioni con i clienti e analizzare documenti con l'intelligenza artificiale.

Utente: la persona fisica o giuridica che si registra al Servizio. L'Utente è di norma un avvocato, un praticante abilitato o un soggetto che opera nel back office di uno studio legale.

Studio: il gruppo di più Utenti (titolare e collaboratori) che condividono pratiche e dati con un abbonamento Studio.

Privacy Policy: l'informativa ex art. 13 GDPR pubblicata su app.lexday.it/privacy, che descrive come sono trattati i dati personali dell'Utente.

DPA: il Data Processing Agreement pubblicato su app.lexday.it/dpa, che regola il trattamento dei dati personali dei clienti dell'Utente e dei terzi inseriti nelle pratiche, ai sensi dell'art. 28 GDPR.

AI o Analisi AI: la funzione che estrae automaticamente dati strutturati dai documenti PDF, descritta nell'articolo 8.

2. Oggetto del servizio

LexDay offre strumenti software per supportare l'attività organizzativa degli studi legali: calcolo di scadenze e termini processuali, gestione di pratiche, allegati e parti, condivisione di informazioni con i clienti tramite link riservati, analisi assistita da AI dei documenti caricati.

Il Servizio è uno strumento di supporto all'attività professionale e non è una prestazione legale, una consulenza o un parere giuridico. Calcoli, risultati di analisi AI e ogni altro output devono essere verificati dall'Utente, che resta integralmente responsabile sotto il profilo professionale verso i propri clienti.

3. Registrazione e idoneità

Per usare il Servizio bisogna creare un account inserendo nome e cognome, un indirizzo email valido e una password. L'Utente garantisce che i dati sono veri e aggiornati, si impegna a custodire le credenziali con attenzione ed è responsabile di tutto ciò che avviene tramite il suo account.

La registrazione è riservata ai maggiorenni che dichiarano di trovarsi in una delle seguenti condizioni:

• iscrizione all'Albo degli Avvocati di un Ordine italiano;
• abilitazione al patrocinio in qualità di praticante presso un Ordine italiano;
• attività di dipendente o collaboratore nel back office di uno studio legale italiano, su incarico del titolare.

Con la sottoscrizione dei Termini in sede di registrazione l'Utente dichiara, sotto la propria responsabilità, di possedere uno dei requisiti elencati.

In fase di registrazione l'Utente deve accettare separatamente la Privacy Policy, il DPA e i presenti Termini, e deve inoltre approvare in modo specifico le clausole vessatorie indicate all'articolo 17. Senza queste accettazioni la registrazione non è possibile.

4. Piani e pagamenti

LexDay è offerto secondo tre piani:

Free: piano gratuito con un massimo di tre pratiche attive contemporaneamente e senza limiti di tempo. Non include l'analisi AI.

Pro: piano individuale a pagamento, mensile o annuale, con pratiche illimitate, caricamento di allegati, report PDF, analisi AI fino a 30 documenti al mese e condivisione con i clienti. I prezzi correnti sono indicati su app.lexday.it/prezzi.

Studio: piano multiutente, con pratiche e clienti condivisi tra i membri, gestione dei ruoli, time tracking per utente e analisi AI fino a 80 documenti al mese. La tariffa è calcolata per seat acquistato, con un minimo di tre seat. I prezzi correnti sono indicati su app.lexday.it/prezzi.

I pagamenti sono gestiti da Stripe Inc. (sede legale negli Stati Uniti) e dalla filiale europea Stripe Payments Europe Ltd. (Irlanda). LexDay non conserva i dati delle carte di pagamento, che sono trattati e archiviati direttamente da Stripe come autonomo titolare del trattamento, secondo gli standard PCI-DSS.

La fatturazione avviene sulla base dei dati forniti dall'Utente al momento dell'acquisto. L'Utente garantisce che i dati di fatturazione sono corretti.

5. Durata, rinnovo, recesso

Il piano si rinnova automaticamente alla scadenza (mensile o annuale) per pari periodo, salvo disdetta. La disdetta si effettua in qualsiasi momento dall'area "Abbonamento" della dashboard e ha effetto a partire dal periodo successivo a quello in corso.

In caso di disdetta non sono previsti rimborsi, neppure parziali, per il periodo già pagato e non ancora consumato. L'Utente continua ad avere accesso alle funzionalità del piano fino alla scadenza naturale del periodo già pagato.

Il piano Free non comporta obblighi di pagamento e può essere disattivato in qualsiasi momento richiedendo la cancellazione dell'account.

In caso di mancato pagamento di una fattura ricorrente, il Servizio può essere automaticamente declassato al piano Free dopo un periodo di sospensione, con conseguente limitazione delle funzionalità ai limiti del piano gratuito.

6. Uso accettabile

L'Utente si impegna a usare il Servizio nel rispetto della legge, dei presenti Termini e delle regole deontologiche della propria professione. In particolare, l'Utente non può:

• caricare contenuti illeciti, diffamatori, fraudolenti o lesivi di diritti altrui;
• caricare malware, virus o codice ostile;
• effettuare scraping massivo, reverse engineering, decompilazione del Servizio o tentativi di accesso non autorizzato;
• usare il Servizio per attività non riconducibili alla professione forense o al supporto della stessa;
• condividere le proprie credenziali con soggetti terzi, fatti salvi gli inviti interni allo studio previsti dal piano Studio;
• inserire nelle pratiche dati di terzi non necessari alla gestione del mandato professionale, in violazione del principio di minimizzazione di cui all'art. 5 GDPR.

L'Utente resta unico responsabile dei contenuti caricati nelle pratiche e dell'osservanza delle norme professionali e di legge applicabili alla sua attività.

7. Limiti tecnici e manutenzione

Il Servizio è erogato secondo logica di "best effort" tipica delle piattaforme SaaS. Il Fornitore si impegna a mantenere ragionevoli livelli di disponibilità e prestazioni, ma non garantisce una continuità operativa al 100% nè tempi vincolanti di risposta.

Le finestre di manutenzione programmata sono comunicate in anticipo tramite email o avviso in dashboard. Interventi straordinari urgenti per risolvere problemi di sicurezza o stabilità possono essere effettuati senza preavviso.

I dati dell'Utente sono ospitati sull'infrastruttura Supabase (Irlanda, Unione Europea) e Vercel (Stati Uniti, con esecuzione delle funzioni serverless in regione europea ove disponibile). Il sistema esegue backup automatici dei dati con cadenza giornaliera, conservati per un massimo di 30 giorni.

8. Funzionalita' di analisi AI

I piani Pro e Studio includono una funzione di analisi assistita da intelligenza artificiale che estrae automaticamente dati strutturati dai documenti PDF caricati nelle pratiche.

L'analisi avviene inviando il documento al provider AI Anthropic PBC (sede negli Stati Uniti), che agisce come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR. Il trasferimento dei dati verso gli Stati Uniti è protetto da Standard Contractual Clauses approvate dalla Commissione Europea. Anthropic non utilizza i documenti dell'Utente per addestrare i propri modelli e li elimina dai propri server entro trenta giorni dall'analisi.

L'Utente accetta che:

• l'analisi AI è uno strumento di supporto e non sostituisce mai la verifica e la valutazione professionale dell'avvocato. I risultati prodotti dall'AI sono ipotesi da validare, non risultati definitivi;
• l'Utente resta integralmente responsabile della verifica dell'accuratezza dei dati estratti, della valutazione dell'opportunità di usare l'AI per ciascun documento (anche in considerazione del segreto professionale) e di ogni decisione successiva all'analisi;
• per ciascuna pratica l'analisi AI può essere disattivata tramite uno specifico interruttore ("Analisi AI" nella scheda pratica). Quando l'interruttore è disattivato, i documenti della pratica non sono mai inviati al provider AI, anche in caso di click accidentale sul pulsante di analisi;
• al primo utilizzo della funzione è richiesta una presa visione informata, tracciata dal sistema per finalità di accountability.

L'uso dell'AI comporta l'accettazione, da parte dell'Utente, delle disposizioni del DPA relative al sub-incarico del trattamento ad Anthropic.

9. Proprieta' intellettuale

Il software, il design, i marchi, i loghi e i contenuti del Servizio (esclusi i contenuti caricati dall'Utente nelle pratiche) appartengono al Fornitore. Sono vietate riproduzione, distribuzione, modifica o opera derivata senza il preventivo consenso scritto del Fornitore.

I contenuti caricati dall'Utente nelle pratiche restano dell'Utente e dei rispettivi titolari di diritti. L'Utente concede al Fornitore una licenza non esclusiva, limitata e revocabile, finalizzata esclusivamente all'erogazione del Servizio (archiviazione, indicizzazione, visualizzazione nella dashboard, invio all'API AI quando attivata, generazione di report PDF). La licenza si estingue automaticamente con la cancellazione del contenuto da parte dell'Utente.

10. Dati personali

Il trattamento dei dati personali dell'Utente da parte del Fornitore è disciplinato dalla Privacy Policy pubblicata su app.lexday.it/privacy.

Il trattamento dei dati personali dei clienti dell'Utente e dei terzi inseriti nelle pratiche è disciplinato dal Data Processing Agreement (DPA) pubblicato su app.lexday.it/dpa. Il DPA fa parte integrante dei presenti Termini ai sensi dell'art. 28 GDPR. Accettando i Termini l'Utente accetta anche il DPA e nomina il Fornitore quale proprio responsabile del trattamento per i dati dei clienti gestiti tramite il Servizio.

11. Limitazione di responsabilità

Il Fornitore si impegna a fornire il Servizio con la diligenza professionale richiesta, ma non garantisce che il Servizio sia privo di errori, interruzioni o difetti, nè che i calcoli e le analisi AI siano sempre esatti.

L'Utente deve verificare professionalmente ogni risultato prodotto dal Servizio prima di usarlo nella propria attività. Il Servizio non sostituisce mai la verifica diretta della normativa, della giurisprudenza, dei termini e delle scadenze processuali.

Nei limiti consentiti dalla legge, la responsabilità complessiva del Fornitore verso l'Utente per qualunque causa connessa al Servizio (inclusi inadempimenti contrattuali, fatti illeciti, garanzie e altro) è limitata all'importo complessivamente pagato dall'Utente nei dodici mesi precedenti all'evento che ha generato la pretesa risarcitoria. Per gli Utenti del piano Free, in assenza di corrispettivo, il limite è zero, salvo i casi di dolo o colpa grave.

Restano in ogni caso esclusi dalla responsabilità del Fornitore: i danni indiretti, consequenziali, punitivi; la perdita di profitto, di clientela o di opportunità professionali; gli effetti di provvedimenti disciplinari, sanzioni o decadenze derivanti da inesatto affidamento sui risultati del Servizio; i danni derivanti da uso del Servizio in violazione dei presenti Termini.

12. Indennizzo

L'Utente si impegna a tenere indenne il Fornitore da ogni pretesa, richiesta, azione o danno (incluse le spese legali ragionevoli) avanzati da terzi e derivanti da: violazione dei Termini da parte dell'Utente, uso del Servizio in violazione di legge, contenuti caricati nelle pratiche che violino diritti di terzi.

13. Sospensione e cancellazione dell'account

In caso di violazione sostanziale dei Termini, il Fornitore può sospendere o cancellare l'account dell'Utente con effetto immediato, senza obbligo di preavviso, dando comunicazione della decisione all'indirizzo email associato all'account.

Su richiesta dell'Utente, l'account può essere cancellato in qualsiasi momento dall'area dedicata della dashboard. I dati saranno gestiti secondo i tempi di conservazione previsti dalla Privacy Policy e dal DPA.

14. Modifiche ai Termini

Il Fornitore può modificare i Termini per ragioni tecniche, organizzative, legislative o di adeguamento del Servizio. Le modifiche sostanziali sono comunicate all'Utente con un preavviso di almeno trenta giorni tramite email all'indirizzo associato all'account e tramite avviso in dashboard.

L'uso continuato del Servizio dopo l'entrata in vigore delle modifiche vale come accettazione delle stesse. In caso di disaccordo l'Utente può recedere senza penali entro la data di entrata in vigore delle modifiche, conservando l'accesso al Servizio fino alla scadenza del periodo già pagato.

15. Legge applicabile e foro competente

I Termini sono regolati dalla legge italiana. Per qualunque controversia derivante dai Termini o connessa al Servizio è competente in via esclusiva il foro di Verona.

Il Servizio è destinato esclusivamente a soggetti che esercitano la professione forense o operano in supporto a uno studio legale. Le parti danno atto di concludere il contratto in qualità di professionisti e non si applica la disciplina consumeristica.

16. Disposizioni finali

Se una clausola dei Termini è dichiarata invalida o inefficace da un'autorita' competente, le altre clausole restano valide ed efficaci. La clausola invalida sarà sostituita, dove possibile, da una clausola valida che persegua lo stesso obiettivo economico-giuridico.

Il mancato esercizio o il ritardato esercizio di un diritto previsto dai Termini da parte del Fornitore non vale come rinuncia a tale diritto.

I presenti Termini, la Privacy Policy e il DPA formano l'intero accordo tra le parti in relazione al Servizio.

17. Approvazione specifica delle clausole vessatorie

Ai sensi e per gli effetti degli articoli 1341 e 1342 del Codice Civile, l'Utente, all'atto della registrazione, approva specificamente le seguenti clausole tramite una spunta dedicata, separata da quella di accettazione generale dei Termini:

• Articolo 11 · Limitazione di responsabilità;
• Articolo 13 · Sospensione e cancellazione immediata dell'account su iniziativa del Fornitore;
• Articolo 14 · Facolta' del Fornitore di modificare unilateralmente i Termini;
• Articolo 15 · Legge italiana applicabile e foro competente in via esclusiva a Verona.

L'approvazione specifica è registrata dal sistema con marca temporale, indirizzo IP e versione del documento ed è condizione necessaria per perfezionare la registrazione.